Studencka działalność naukowa

• Zarządzenie nr 1/2017 Dyrektora Kolegium MISH z dnia 10 lipca 2017 w sprawie utworzenia systemu grantów naukowych dla studentów Kolegium MISH
• Zarządzenie nr 4/2019 Dyrektora Kolegium MISH z dnia 15 stycznia 2019 w sprawie rozpisania konkursu na granty naukowe dla studentów Kolegium MISH
• Zarządzenie nr 5/2019 Dyrektora Kolegium MISH z 19 marca 2019 r. w sprawie funkcjonowania funduszu na działalność naukową studentów Kolegium MISH
• Zarządzenie nr 6/2019 Dyrektora Kolegium MISH z 14 marca 2019 r. w sprawie zmiany zarządzenia o rozpisaniu konkursu na granty naukowe dla studentów Kolegium MISH

• mishellanea - pismo studentów MISH UW (http://www.mishellanea.mish.uw.edu.pl/)

I. Dofinansowania w ramach IDUB (UWAGA: dofinansowania w ramach programu IDUB Działanie IV.2.3 „Mobilność studentów” została w pełni wyczerpana) 

• Nazwa: Mobilność studentów
• Cel: stworzenie lepszych warunków rozwoju naukowego studentów UW
• Przeznaczenie dofinansowania: realizacja zadania badawczego zakładającego krótkoterminową mobilność
  • udział w krajowej lub zagranicznej konferencji naukowej,
  • udział w krajowej lub zagranicznej kwerendzie,
  • udział w zagranicznym szkoleniu lub szkole sezonowej,
  • krótkoterminowy zagraniczny wyjazd naukowy do ośrodka naukowego
• Wnioskodawca: student UW
• Wysokość Stypendium IDUB: zależna od przedmiotu wsparcia
• Data ogłoszenia naboru: 09.12.2025
• Data rozpoczęcia naboru: 09.12.2025
• Realizacja zadania badawczego: 07.01-30.09.2026
• Sposób składania wniosków: wyłącznie elektronicznie na adres stud.idub@uw.edu.pl

Dokumenty do pobrania:

• Regulamin (pobierz plik)
• Formularz wniosku (pobierz plik)
• Umowa (pobierz plik)
• Wniosek wyjazdowy (pobierz plik)
• Sprawozdanie z realizacji zadania badawczego (pobierz plik)

Więcej o programie IDUB na stronie:  
https://inicjatywadoskonalosci.uw.edu.pl/idub2026/dzialania/mobilnosc-studentow/

II. Dofinansowanie projektów naukowych w Kolegium MISH (udział w konferencjach, szkołach letnich, inne mniejsze projekty)

Instrukcja składania wniosków

1. W celu złożenia podania o dofinansowanie (realizowanego w postaci refundacji poniesionych kosztów) należy przesłać wypełniony i podpisany formularz wniosku (pobierz plik). Do wniosku należy dołączyć podpisaną opinię Tutorki/Tutora.
   Obydwa dokumenty należy przesłać w formacie PDF zastępcy Dyrektora Kolegium MISH d.s. tutoringu dr hab. Piotrowi Schollenbergerowi: piotr.schollenberger@uw.edu.pl
2. Wnioski należy składać minimum 10 dni roboczych przed terminem wydarzenia naukowego. Wnioski złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
3. W przypadku wniosku o finansowanie wyjazdu na szkołę letnią należy przesłać dodatkowo link do strony internetowej z opisem programu wydarzenia

W jaki sposób rozliczyć swój wyjazd?

Wyjazdy krajowe:

1. Wydatki opłacane przez wyjeżdżającego ze środków własnych (nie ma możliwości wypłaty zaliczek (zwrot po powrocie):
   • Pobierz Wniosek i wypełnij go (pobierz plik).
   • Dane na dokumencie: Faktury i rachunki muszą być wystawione na imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej.
   • Prześlij do zweryfikowania na adres  styczen@al.uw.edu.pl 
     DW:  a.maciejewska@mish.uw.edu.pl 
   • Wymagana dokumentacja: Komplet dokumentów: m.in. bilet (PKP, autobus), faktura imienna oraz potwierdzenie płatności.
2. Wydatki opłacane bezpośrednio przez Uniwersytet (przelew z konta UW): dotyczy sytuacji, gdy usługa ma dużą wartość lub kontrahent ma zawartą umowę z UW i wymaga płatności bezpośrednio od uczelni.
   
   Dane do faktury MISH: Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa
   NIP: 5250011266 | IDWew dla MISH: 5250011266-13808

Wyjazdy zagraniczne

ETAP I: Przed wyjazdem

Krok 1: Zamówienie biletów.

Po otrzymaniu dofinansowania i przed wypełnieniem Wniosku Wyjazdowego należy zamówić bilety poprzez biuro Travelbank (płatność bezgotówkowa UW).

• Pobranie dokumentu: Formularz zamówienia biletów – pobierz plik

Wypełniony plik w formacie Word prześlij do weryfikacji na adres: styczen@al.uw.edu.pl w celu uzyskania dalszych podpisów / akceptacji.

Zamówienie realizowane jest bezpośrednio w biurze Travelbank.

Kontakt do biura Travelbank:

E-mail:uw@travelbank.com.pl Tel.: +48 22 48 33 230 (lub końcówki: 227, 233, 228)

Krok 2: Wypełnienie i weryfikacja Wniosku Wyjazdowego.

Po zakupie biletów należy pobrać i wypełnić Wniosek Wyjazdowy.

• Pobranie dokumentu: Wniosek wyjazdowy – pobierz plik

Bardzo ważne: Należy dokładnie podać godziny wyjazdu i powrotu — są one kluczowe do prawidłowego wyliczenia stawek i diet.

Czym jest dieta?

Dieta jest to ryczałt wypłacany w stałej, określonej z góry kwocie (zależnej od kraju oraz dokładnego czasu trwania wyjazdu). Podczas przyznawania dofinansowania można ubiegać się o następujące rodzaje diet:

- dieta dojazdowa - ryczałt na dojazd z/do dworca, portu lub lotniska (tzw. dieta dojazdowa). Jest to jednorazowe świadczenie przeznaczone na pokrycie kosztów dojazdu pracownika z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu morskiego lub lotniska w miejscowości docelowej (lub węzłowej) podczas podróży zagranicznej; 

-dieta pobytowa - to kwota przyznawana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas wyjazdu zagranicznego; 

- ryczałt na nocleg - to kwota wypłacana w zamian za brak możliwości przedstawienia faktury lub rachunku za hotel bądź inny obiekt noclegowy. W podróży zagranicznej: 25% limitu za nocleg ustalonego w rozporządzeniu dla danego kraju docelowego;

- ryczałt na transport lokalny (dojazdy komunikacją miejscową) - na pokrycie drobnych opłat za przejazdy środkami komunikacji miejskiej lub lokalnej (autobusy, tramwaje, metro) w miejscowości docelowej. W podróży zagranicznej: 10% stawki diety zagranicznej obowiązującej w danym kraju za każdą rozpoczętą dobę pobytu.

Gdzie sprawdzić wysokość diety pobytowej?

Stawki diet oraz limity na noclegi pod linkiem https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20220002302/O/D20222302.pdf

Jak wyliczyć dietę pobytową?

Skorzystaj z kalkulatora: https://kalkulatory.gofin.pl/kalkulatory/kalkulator-zagranicznej-podrozy-sluzbowej-2023

Uwaga na formatowanie: Prosimy o zachowanie układu dokumentu tak, aby mieścił się na jednej stronie.

Wypełniony wniosek w formacie Word należy przesłać na adres: styczen@al.uw.edu.pl

ETAP II: W trakcie wyjazdu

1. Wydatki wymagające faktur i rachunków.

Dla kosztów które są wyższe niż ryczałt np.: faktura za nocleg , opłata konferencyjna należy zbierać:

• faktury / rachunki (Invoice) – wystawione bezpośrednio na imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej bez danych UW;
• dowody zapłaty – np. potwierdzenia transakcji z banku, wydruki płatności kartą, potwierdzenia przelewów przypisane do wystawionych faktur/rachunków.

ETAP III: Po powrocie – Rozliczanie delegacji zagranicznej

Krok 1: Przygotowanie wiadomości e-mail.

Po zakończeniu wyjazdu służbowego przygotuj wiadomość e-mail dotyczącą rozliczenia delegacji:

• Odbiorca (Do): Rozliczenia@adm.uw.edu.pl
• Do wiadomości (DW): styczen@al.uw.edu.pl , a.maciejewska@mish.uw.edu.pl
• Tytuł wiadomości: Imię Nazwisko MISH Kraj (np. Jan Kowalski MISH Niemcy)

• Propozycja treści wiadomości e-mail:

Dzień dobry,

proszę o rozliczenie mojej zagranicznej delegacji do [Nazwa Kraju].

Sposób rozliczenia (wybierz odpowiedni wariant A lub B):

• Wariant A:

Wyjazd odbył się zgodnie z terminami i godzinami wskazanymi na wniosku wyjazdowym i proszę rozliczyć go na podstawie ryczałtów.

• Wariant B:
• W załączeniu przesyłam dokumenty oraz rachunki celem rozliczenia rzeczywiście poniesionych kosztów wyjazdu.

Krok 2: Pamiętać o załącznikach. 

Do wiadomości e-mail dołącz wszystkie niezbędne dokumenty do rozliczenia wyjazdu, w szczególności:

• faktury / rachunki (wystawione na imię i nazwisko);
• potwierdzenia płatności;
• pozostałą dokumentację wymaganą do rozliczenia delegacji.

Krok 3: Oczekiwanie na zwrotne rozliczenie.

• Wyślij wiadomość i oczekuj na odpowiedź z adresu Rozliczenia@adm.uw.edu.pl (w zależności od sezonu czas oczekiwania wynosi od 7 do 60 dni).
• Przygotowane rozliczenie zostanie przesłane zwrotnie na Twój adres e-mail.

Krok 4: Podpis elektroniczny i odesłanie.

• Po otrzymaniu rozliczenia dokładnie sprawdź jego poprawność.
• Podpisz dokument elektronicznie za pomocą ePUAP  Profilu Zaufanego.
• Podpisany dokument odeślij zwrotnie na adres: Rozliczenia@adm.uw.edu.pl

Po zakończeniu realizacji projektu naukowego należy przesłać na adres: piotr.schollenberger@uw.edu.pl oraz a.maciejewska@mish.uw.edu.pl dokument poświadczający udział w wydarzeniu naukowym albo realizację projektu. W zależności od zrealizowanych zadań ma mieć on postać: sprawozdania z realizacji projektu naukowego/certyfikatu udziału w konferencji naukowej/programu konferencji naukowej zawierającego imię, nazwisko i tytuł wystąpienia osoby otrzymującej dofinansowanie Kolegium MISH.

WAŻNE: W przypadku rezygnacji z przyznanego dofinansowania należy przesłać wiadomość na adres:
piotr.schollenberger@uw.edu.pl, a.maciejewska@mish.uw.edu.pl 

III. Organizacja wydarzeń naukowych i finansowanie

Planujesz organizację konferencji, warsztatów lub spotkania naukowego w ramach MISH? Aby proces rozliczenia przebiegł sprawnie, a koszty zostały pokryte ze środków jednostki, prosimy o dopełnienie poniższych formalności.

 Preliminarz wydatków - pierwszy krok

Zanim podejmiesz jakiekolwiek zobowiązania finansowe, musisz przygotować i przedstawić preliminarz 2026 MISH.pdf.

• Zgoda Dyrekcji: Każdy wydatek musi zostać zaakceptowany przez Dyrektora Kolegium MISH przed rozpoczęciem wydarzenia.

• Margines bezpieczeństwa: Zalecamy, aby planowane w preliminarzu kwoty były nieco wyższe niż szacowane (np. o 10-15%). Pozwala to na uniknięcie problemów, jeśli finalne ceny ulegną zmianie – łatwiej jest rozliczyć kwotę niższą niż wnioskowana, niż uzyskać dopłatę w ostatniej chwili.

Realizacja i catering

Przy organizacji poczęstunku pamiętaj, że Uniwersytet Warszawski współpracuje z wybranymi firmami cateringowymi.

• Wykonawcy: Zamówienia należy kierować wyłącznie do podmiotów, które posiadają aktualne umowy na świadczenie usług dla UW https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/catering/

• Faktury: Faktura musi być wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego z uwzględnieniem numeru zamówienia lub projektu.

Dokumentacja po wydarzeniu

Warunkiem rozliczenia kosztów jest dostarczenie kompletu dokumentów niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia:

• Lista obecności: Każde wydarzenie finansowane ze środków publicznych wymaga potwierdzenia uczestnictwa. Lista musi zawierać imiona, nazwiska oraz podpisy uczestników (lista obecności MISH.pdf).

• Faktura 

  • NIP: 5250011266

  • Nazwa: Uniwersytet Warszawski 13808, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa

  • Adres e-mail do powiadomień: faktura.d138@uw.edu.pl

Ważne: Brak zaakceptowanego wcześniej preliminarza może skutkować odmową refundacji poniesionych kosztów. W razie pytań dotyczących procedur lub listy rekomendowanych dostawców zapraszamy do kontaktu z sekretariatem MISH.

Kontakt w sprawach rozliczeń i wniosków:
Pani Anna Styczeń-Kawałek: styczen@al.uw.edu.pl